A la hora de plantearnos qué documento va a ser nuestro protagonista de la sección “Documento del mes”, barajamos varios criterios: su antigüedad, que la información que ofrezca sea interesante, celebrar alguna efeméride, o dar a conocer algún hecho desconocido de la historia de Elche, entre otros. Este mes, en el que celebramos el Día Internacional de los Archivos, queremos hacer un pequeño homenaje al propio Archivo Municipal de Elche.
Un archivo municipal se puede definir como el conjunto de documentos generados por un ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, a lo largo de su historia, y que ha sido organizado y conservado para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica. Por lo tanto, los archivos municipales existen desde la edad Media, cuando los nuevos órganos de gobierno municipal – consell, justicia y jurats – empezaron a generar documentación que era necesario conservar. De ahí que en Elche nos encontremos en los llibres d´ordinacions del consell con medidas destinadas a la salvaguardia de la documentación, como la que aparece en el año 1458, para hacer dos armarios donde guardar los libros de clavería y los de rentas[1]. También hubo por parte del ayuntamiento interés para habilitar un local o depósito donde instalar esta documentación, y el ejemplo más claro lo tenemos en el plano de Gonzálvez de Coniedo de 1790, donde aparece junto al oratorio, una sala dedicada a archivo, y un cuarto de los papeles junto a la escribanía, donde probablemente se guardaría los documentos de uso corriente. Este plano lo presentamos como Documento del mes de Junio.
Además de su conservación, para que la documentación se pueda localizar, es imprescindible que esté organizada, y con el aumento del volumen de la misma, esta necesidad se hace más apremiante, del mismo modo que se requiere que haya personal encargado de atender este servicio. Por este motivo, ya en el año 1660 se realizó el primer inventario del archivo por Antonio Siuri y Gaspar Pérez de Sarrió, aunque los que se conservan son del s. XVIII. El 8 de junio de 1751, una orden de Miguel Eugenio Muñoz, oidor de la Audiencia de Valencia, obligaba a ordenar los archivos y elaborar los índices correspondientes. Fruto de este mandato fue el “Inventario de los privilegios y demás papeles del archivo mayor”[2], concluido en 1753.
Además, el cabildo, viendo que el archivo había quedado organizado y que para mantenerse así era necesario que una persona se encargase de continuar la ordenación de los nuevos libros y expedientes que se fueran generando, nombró como Archivero del Archivo Mayor de la villa a Ignacio Ruiz, subsíndico y uno de los encargados de hacer el inventario, con un salario de 20 libras; pero este cargo lo compaginaba como otras ocupaciones, como subsíndico, fiel de carnes y contralibro del repuesto de granos. En un acuerdo en el que se le pedía para éste un aumento de salario, nos enumera algunas de las tareas que realizaba:
“aportar a la villa todos los papeles, cartas, libros padrones, privilegios, consejos generales, juntas, repartimientos y demás documentos que se encuentran en el expresado Archivo en todas las ocasiones que se ofrece para sus pleitos y negocios; dar las apuntaciones y noticias de lo que se hallan y consiguientemente volver los citados papeles a los mismos líos, números y arreglo”[3].
En estas líneas vienen ya reflejadas las funciones que realiza hoy en día el AHME: organizar, describir e instalar la documentación que genera las oficinas municipales, para que esté disponible cuando éstas o los ciudadanos la necesiten. También hace referencia a la búsqueda de datos históricos cuando el ayuntamiento lo requiere, sobre todo para buscar antecedentes para los pleitos – principalmente con el señor de Elche -, u otras gestiones que tiene que resolver. Pero el archivo no se abrirá a los investigadores – profesionales o no- hasta el s. XX; y en las últimas décadas, gracias a las redes sociales y a las nuevas tecnologías, tenemos la obligación de dar a conocer nuestro fondos, que son patrimonio documental, a todos los ciudadanos, de ahí nuestra página web, cuenta de Facebook, la jornada de puertas abiertas que celebramos con motivo del Día Internacional de los Archivos o cuantas acciones se realicen con este objetivo.
[1] AHME, a15, sesión 29 de mayo de 1458.
[2] AHME, b340.
[3] AHME, a95, sesión de 10 de marzo de 1764.
