Estos documentos son conocidos hoy en día como las actas del pleno del Ayuntamiento y están a disposición de cualquier usuario o investigador sin necesidad de acudir al archivo
El archivo histórico municipal ha puesto a disposición de usuarios e investigadores los libros de actas ya digitalizados y en formato online comprendidos entre los años 1736 y 1924. Un total de 155 libros que corresponden a casi dos siglos de actas que ya están al alcance de cualquier persona para poder consultarlas sin necesidad de acudir al archivo.
La edil de Bibliotecas, Loli Serna, ha señalado que estas labores de digitalización pretenden “dar a conocer el patrimonio documental del municipio, todavía desconocido por muchos ciudadanos”. En concreto los libros de actas corresponden a una serie esencial de entre las producidas por la administración municipal.
En Elche estos libros comienzan en 1370 y llegan hasta nuestros días y desde la Edad Media la tipología es bastante similar: se inicia con la fecha de la sesión, las personas que asisten y el resumen de los asuntos que se tratan en esa reunión. A lo largo de la historia ha recibido diferentes nombres: llibres d’ordinacions o libros de cabildos y hoy en día son conocidos como los libros de actas del Pleno del Ayuntamiento.
Según la Jefa de Sección de Archivo Municipal, Carmina Verdú, la digitalización de los documentos no sólo supone el acceso online y la facilidad en la consulta, sino que va aparejada a una política más amplia de conservación preventiva, ya que siempre se digitalizan los documentos que han sido restaurados para evitar la consulta directa en la medida de lo posible y prolongar la vida de los documentos en las mejores condiciones.
La digitalización va aparejada a una política de conservación preventiva con la que evitar la consulta directa y prolongar la vida de estos documentos en las mejores condiciones
Sin embargo, en la actualidad se ha ampliado la digitalización no sólo a lo restaurado, sino a una de las series documentales más consultadas como es la de los libros de actas, y que es imprescindible en cualquier investigación en todos los periodos históricos. El objetivo es seguir completando la serie.
En la web del Archivo Histórico Municipal, dentro del apartado documentación digitalizada, se pueden consultar una serie de documentos digitalizados ordenados por categorías y donde se pueden encontrar documentos de la colección de Pedro Ibarra, fotografías y postales, pergaminos o planos históricos.
También están digitalizados los libros de registro civil de matrimonios, nacimientos y defunciones del período en que esta oficina fue municipal, entre 1841 y 1870, y que junto con padrones y censos históricos es la categoría más utilizada, ya que es imprescindible para la elaboración de los árboles genealógicos.