Gestió, conservació i eliminació dels documents i arxius de l’Ajuntament

L’Arxiu Històric Municipal d’Elx és la unitat administrativa responsable de recollir els documents generats o reunits per l’Administració local en l’exercici de les seues activitats i funcions, des dels seus orígens en l’edat mitjana.
A més, conserva altres fons procedents d’altres persones i institucions, significatius per a la història local, mitjançant acords de donació o depòsit.
Tot això “al servei de la seua utilització per a la investigació, la cultura, la informació i la gestió administrativa” (art. 59.1 de la Llei 16/1985, de 25 de juny, de Patrimoni Històric Espanyol).

L’article 85 de la Llei 4/1988, de la Generalitat Valenciana, d’11 de juny, del Patrimoni Cultural Valencià, crea la Junta Qualificadora de Documents Administratius i, posteriorment, el Decret 189/2005, del Consell de la Generalitat, regula l’esmentada Junta Qualificadora i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.

Per a afavorir aquesta normativa i solucionar el problema de la producció de grans masses documentals en les actuals administracions, és imprescindible valorar la documentació i procedir al corresponent estudi i anàlisi per a determinar quins documents són susceptibles de ser conservats. Qualsevol decisió presa en aquest sentit ha de ser aprovada per la JQDA, únic òrgan autoritzat per a decidir sobre la matèria.

L’Ajuntament d’Elx va constituir la seua pròpia Comissió de Valoració Documental, el 2005, per a realitzar estudis de valoració i treballar conjuntament amb la Junta Qualificadora de Documents Administratius, i elevar-hi les propostes que considere necessàries.

La consulta interna de documents afecta les persones que realitzen la seua activitat en les oficines que els produeixen. Els fons incorporats es regeixen pel seu propi conveni. S’hi estableixen dues modalitats:

• Consultes presencials. Es realitzaran en la Sala d’Investigació de l’AHME en les dues seus, Sant Josep o Carrús.
• Préstec de documents a les oficines. Es realitzarà la sol·licitud de préstec a través de l’aplicació disponible en la xarxa municipal (menú ISERIES) on es fa constar l’acreditació de la persona que sol·licita el préstec i les dades del document, segons el seu registre informatitzat. El document serà servit per l’AHME i en el moment de ser lliurat es firmarà el document de préstec. Açò suposa el trasllat de responsabilitat de la documentació mentre dure el temps de consulta. No es poden alterar, substituir o integrar nous documents sense el coneixement ni l’autorització expressa de l’AHME. El temps de consulta és de dos mesos, prorrogable.

Queden exclosos del préstec els documents amb una antiguitat major de 100 anys.

El procediment de devolució suposa l’acceptació, de nou, de la responsabilitat de custòdia per part de l’AHME.

Una vegada transcorregut el termini d’ús i conservació dels documents en les oficines productores, els documents hauran de ser remesos a l’Arxiu Històric Municipal. El procés de transferència suposa no sols el trasllat de documentació, sinó també el canvi de titularitat en la responsabilitat de la custòdia.

Per a realitzar la transferència és necessari:

• Posar-se en contacte amb l’AHME per a establir la viabilitat de la transferència o determinar-ne la data.
• Emplenar el full de transferència de documentació que està allotjat en la intranet municipal, amb les instruccions que consten en el mateixa full.

Una vegada rebuts els fons:

• L’arxiu comprovarà que correspon allò que s’ha descrit en el full de transferència amb la documentació enviada i tornarà informe amb les incidències, si n’hi haguera.
• Mentre es realitzen tasques d’inventari o catàleg, el full de transferència té utilitat per a localitzar els fons transferits. Una vegada realitzades aquestes tasques, es podran consultar els fons directament en el catàleg automatitzat de documentació.